Nagrody i wyróżnienia są bardzo miłe – dla szefostwa, pracowników i zaangażowanych w projekty zespołów. Pozwalają też pochwalić się przed klientami, że jesteśmy „naj”. No i przed konkurencją😉 Jak zatem zabrać się do zgłoszeń konkursowych? Jaki konkurs wybrać i jak bardzo przykładać się do samego wniosku, by dać sobie szansę na wyróżnienie?
Zgłoszenia konkursowe to jedna z moich ulubionych aktywności zawodowych. Nie będę ukrywać – mam na tym polu pewne osiągnięcia😉 Z sukcesami realizowałam dla moich klientów zgłoszenia w przeróżnych konkursach, od PR-u i komunikacji poczynając, przez marketing, CSR, kategorie właściwe dla danej branży, parametry produktów, po wyniki biznesowe i performance, realizację strategii ESG, na architekturze kończąc. Oczywiście słabego projektu żadne opisy nie wzniosą na piedestał, ale nawet najlepszy projekt wymaga odpowiedniej oprawy, by zaistnieć w pełnym blasku. I taką oprawą jest odpowiednio przygotowana aplikacja konkursowa. Dlatego dzielę się tutaj kilkoma praktycznymi poradami opartymi na moim kilkunastoletnim doświadczeniu.
Po co startować w konkursach?
A czy w ogóle warto się zgłaszać, zabiegać o wyróżnienia i chwalić przed publicznością? Oczywiście warto! Konkursy i rankingi, a raczej przyznane w nich tytuły to świetna forma promocji, która uprawnia nas do mówienia o sobie „naj” i zamieszczenia takiej informacji na stronie internetowej, czy w stopkach pracowniczych maili. Wzmacniamy w ten sposób osiągnięcia firmy, a czasem i własne, jako PR-owcy😉 I nawet jeśli nie zdobędziemy nagrody, i tak wyciągamy pewne korzyści – zgłoszenie to okazja uporządkowania i podsumowania działań oraz ich weryfikacji przez ekspertów (a zatem i określenia naszej pozycji i dojrzałości na tle konkurencji). Wracając do pozytywnego scenariusza: jest to też sposobność, by docenić pracowników, świętować i… nagradzać.
Po pierwsze, określ cel
1.WYBIERZ KONKURS. Zastanów się, w czym Twoja firma jest dobra, w czym się wyróżnia i gdzie wyznacza rynkowe standardy. Ale też z drugiej strony – na jakich polach, chcesz wzmocnić jej wizerunek, jakie obszary i tematy warto byłoby powiązać z waszą marką lub z jakiego nowego projektu jesteście szczególnie dumni i chcecie o tym powiedzieć pracownikom i klientom. Pod tym kątem szukaj konkursów. Proponuję oczywiście wybrać te opiniotwórcze, cykliczne, regularne, o których się mówi, których wyniki się przytacza, z renomą, ekspertami w jury i z przejrzystymi kryteriami – czyli takie przy których nikt nie wpadnie na pomysł, że wyróżnienie zostało „kupione”.
2. ZRÓB SZYBKI RESEARCH. Gdy już wiesz, jaki projekt zgłosić i do jakiego konkursu, zobacz, co było nagradzane w poprzednich edycjach dla wybranej kategorii. Jeśli na starcie kiepsko oceniasz swoje szanse – szkoda czasu na opracowanie materiału i opłatę konkursową. Jeśli natomiast widzisz możliwość zaistnienia – działaj dalej.
Po drugie, spełnij wymogi merytoryczne i techniczne
3. KONIECZNIE PRZECZYTAJ REGULAMIN. Sprawdź podstawowe warunki: z jakiego okresu działania można zgłosić do tego konkursu (często zgłoszenia są przyjmowane za zamknięty rok lub za czas od początku jakiegoś roku do chwili zgłoszenia – czasem może być kilka miesięcy, a czasem np. 2,5 roku), co jest nagradzane, jakie są kryteria, jak wyłaniani sią zwycięzcy (wybór jury, głosowanie publiczności), w jakiej formie powinno odbyć się zgłoszenie (czy to opis, prezentacja, zdjęcia, film, drukowane wydawnictwo itp.), czy zgłoszenie jest płatne i jaki jest harmonogram zgłoszeń (z czego najistotniejsze jest – do kiedy najpóźniej można wysłać wniosek😉). Przy większych konkursach nie licz, że tydzień wystarczy na zgromadzenie informacji i ujęcie ich w zgrabną formę.
4. PRZESTUDIUJ JESZCZE RAZ KRYTERIA OCEN. Czy każde pole formularza jest tak samo istotne, tak samo waży i daje taką samą ilość punktów w finalnej nocie. No i przede wszystkim – na jakich projektach zależy organizatorom, jakie perełki chcą znaleźć, co będą doceniać i nagradzać. Czasem jest to nowatorstwo, czasem kreatywność, a czasem twarde dane typu wzrost sprzedaży czy wpływ danej akcji (tu trzeba wykazać sensowność, osiągnięte zainteresowanie społeczne i dokonanie rzeczywistej zmiany). Kryteria to nie jest i nie powinna być tajemnica – są na ogół ujęte w regulaminie. Warto też poznać sylwetki jurorów (ale o tym później).
5. DOBIERZE WSKAŹNIKI I MIARY – TAK BY NAJLEPIEJ WYKAZAĆ EFEKTY DZIAŁAŃ. Na tym etapie zastanów się, jakie były najmocniejsze strony Twoich działań i jakie dowody najlepiej przedstawiają Twoje osiągnięcia. Czy będą to wyniki finansowe, wzrost sprzedaży, ograniczenie zużycia wody, liczba publikacji, a może nośne tytuły medialne, przykładowe komentarze pod postami, czy wreszcie wyniki badania pracowników. Wybierz właściwe WSKAŹNIKI, MIARY I EFEKTY, które najlepiej oddają Twoje osiągnięcia. To dla mnie najistotniejsza cześć zgłoszenia. Bo największą sztuką jest udowodnienie, że osiągnęliśmy zamierzony efekt i zachowanie w zgłoszeniu spójności. Warto też przedyskutować kwestię wskaźników z zespołem, osobami zaangażowanymi w dany projekt, z szefami, a czasem nawet CEO – w zależności od tego, kto jest właścicielem biznesowym danego tematu.
6. OKREŚL FORMĘ ZGŁOSZENIA. Zrób to przed przystąpieniem do prac. Inaczej będziemy przygotowywać się do konkursu, w którym wystarczy wysłać kilka zdań mailem (jeśli takie są;-)), inaczej do takiego, w którym trzeba nakręcić film albo wydobyć z mroków przeszłości zdjęcia z eventu sprzed 2 lat, który na dodatek odbył się w jednym z odległych regionów sprzedaży, w którym zmienił się dyrektor. Jeszcze inaczej, gdy trzeba złożyć, wydrukować i wysłać pocztą na inny kontynent dedykowany, ekskluzywny i designerski album z grafikami i opisami w innym języku (zdarzyło mi się😊).
Po trzecie, zadbaj o zaplecze i technikalia
7. DAJ SOBIE CZAS. Na zbieranie materiałów, pisanie, produkcję (jeśli robisz film czy wydawnictwo). Na akceptacje przełożonych i innych zainteresowanych (to szczególnie istotne, jeśli słabo znasz temat), na wprowadzanie zmian, na skróty i cyzelowanie. A na końcu: na wysłanie formularza (w ostatnim dniu zawsze może być awaria netu), na załączniki (typu pisemne zgody na udostępnianie wizerunku, czy przekazywanie informacji w imieniu firmy itp.), na screeny i pakowanie plików. Ja zawsze, zabierając się za zgłoszenie, na początku czytam formularz od deski do deski i zwracam uwagę na pola „nietekstowe” – na dozwolone załączniki, ich formaty, wielkość plików itp. Czasem to jedno niewinne okienko, a de facto trzeba załączyć pracochłonną prezentację.
8. ZORGANIZUJ ZASOBY I OSOBY. Zastanów się, jakie osoby musisz zaangażować do przygotowań – czasem to koleżanka z biurka obok, czasem dyrektor finansowy, czy prezes korporacji, czasem ktoś z oddziału regionalnego lub organizator jednego z eventów. Nie wszyscy ci ludzie są dostępni od ręki i na już.
9. ZBIERZ MATERIAŁY. To dość pracochłonny etap. Jeśli mamy szczęście, część materiałów może być gotowych i dać się „wyciągnąć” z opracowanego już raportu. Ale czasem może być potrzebne przekopanie całej bazy danych, dostarczenie liczb przez kilka jednostek organizacyjnych, zamówienie zewnętrznego raportu i obliczenia, których może dokonać tylko CFO lub szef administracji. Co jest szczególnie wymagające, jeśli zgłoszenie dotyczy rozległego obszaru i długiego okresu. Czasem potrzebne jest wykonanie jakiegoś dodatkowego zdjęcia, montaż animacji, czy tłumaczenie całego zgłoszenia na inny język itp. Zabierając się za kompletowanie materiałów w zgłoszeniach PR-owych, od razu zwracam uwagę na wymowne zdjęcia, znaczące tytuły publikacji, opiniotwórcze media, na szczególnie poruszające posty i głos klientów zaangażowanych w działania. No i dodam, że wszelkie „dowody” łatwiej gromadzić na bieżąco niż szukać nagle po 2 latach. Więc jeśli od razu zakładamy, że jakiś projekt będziemy zgłaszać do konkursu – od razu dokumentujmy nasze dokonania.
Przechodząc wreszcie do meritum – jak wypełnić wniosek konkursowy?
10. ZADBAJ O LOGIKĘ I SPÓJNOŚĆ. Wypełniając zgłoszenie, zwracaj uwagę, czy rzeczywiście odpowiadasz na pytania i podajesz informacje, o które proszą organizatorzy. Warto, by zgłoszenie miało pewną logikę. W kolejności: wyzwania – cel (mierzalny) – działania – efekty. Wszystko to powinno być spójne. A wyzwanie, czy cel przedstawione na wstępie mieć ciąg dalszy i odpowiedź na etapie realizacji.
11. PRZYGOTUJ SEXOWNE COPY. Zadbaj o język, story, wciągającą historię ogromnego wyzwania, któremu sprostaliście. Przydają się dziennikarsko sformułowane tytuły, budowa napięcia, zgrabne zwroty i wybicie najważniejszych informacji. Przy czym w moim odczuciu w zgłoszeniach absolutnie nie ma miejsca na „wodolejstwo”. Liczy się konkret. Efekty, zrealizowane cele, wiarygodne i porównywalne liczby. Jury też widzi, czy całość „pięknie płynie”, czy jest „naciągana”, bez dowodów, liczb, opiniotwórczych źródeł.
12. ZNOWU – PRZEDSTAW EFEKTY PRZY POMOCY DOBRZE DOBRANYCH WZKAŹNIKÓW I MIAR. Powinny one współgrać z postawionym celem. Dla przykładu, kampanii CSR nie możemy mierzyć liczbą pozyskanych klientów, ale raczej liczbą beneficjentów naszej akcji (jako dowód przyda się też jakieś sympatyczne podziękowanie czy widoczny na zdjęciu uśmiech oraz zaangażowanie społeczności i partnerów). Jeśli natomiast naszym zamiarem było zwiększenie zaufania wobec marki w jej bezpośrednim otoczeniu (a chwilowo nie dysponujemy badaniem zaufania z dwóch okresów porównawczych) – lepsze niż liczba czy zasięg publikacji będą pozytywne komentarze z social mediów, autentyczne wypowiedzi i pokazany na liczbach wzrost pozytywnego sentymentu. Najlepiej w postaci raportu od jednej z wiarygodnych firm monitorujących media i internet. Nie zamieszczajmy w zgłoszeniu samych zdjęć z lakonicznym opisem, licząc, że jury zrozumie, o co nam chodzi.
13. NA KONIEC – SPRAWDŹ, czy zgłoszenie jest zrozumiałe dla osoby spoza firmy i spoza branży. Czy układa się w historię. Czy nie ma w nim firmowej nowomowy lub skrótów zrozumiałych tylko wśród kolegów z pracy. Wreszcie, czy przyjemnie się je czyta, nie jest ani przegadane ani zbyt lakoniczne. Po ukończeniu jednego ze zgłoszeń usłyszałam od CEO: „ale kawał dobrej roboty zrobiliśmy”. Szkoda, że dopiero ja wydobyłam efekty na światło dzienne, ale z drugiej strony – właśnie o takie wrażenie chodzi przy lekturze wniosku.
Kilka dodatkowych tipów
- AKCEPTACJE Warto wcześniej poprosić organizatora o kwestionariusz konkursowy w formacie word. Dziś wiele aplikacji zgłasza się online – jeśli wcześniej potrzebujesz zgromadzić dane, a następnie zaakceptować z szefostwem gotową aplikację przed jej wysłaniem (lub wręcz w trakcie przygotowań wielokrotnie dyskutować z kilkoma osobami nad treścią zgłoszenia) – niezbędne będzie praca na edytowalnej wersji kwestionariusza.
- KONTAKT Z ORGANIZATOREM Nie obawiaj się zadzwonić do organizatora i dowiedzieć jak najwięcej (ile wpłynęło zgłoszeń, jak duża jest konkurencja w danej kategorii, czy gdzieś dostępne są zgłoszenia w tej samej kategorii z zeszłego roku itd.). Wszystkie pytania mile widziane – jeśli organizator nie będzie chciał na jakieś odpowiedzieć, po prostu nie odpowie.
- JURY Warto poznać jury. W żadnym razie nie namawiam do bezpośredniego kontaktu. Warto jednak wiedzieć, jakie oczekiwania i background mają osoby, które będą nas oceniać. Czy np. zgłoszenie powinno iść w kierunku konkretnych przykładów z danej branży, case study, czy twardych danych liczbowych, czy może przedstawienia strategii z lotu ptaka? Czy musimy wyjaśniać specyfikę naszej branży? A może jury to bezpośrednia konkurencja, która chętnie pozna wyniki, o jakich nigdy nie mówimy na zewnątrz?
- PRZEDSTAWIENIE Warto też znaleźć na początku aplikacji miejsce, by przedstawić swoją firmę, branżę lub jakieś specyficzne okoliczności (szczególnie jeśli jury nie ma takiej wiedzy: patrz wyżej).
- GŁOSOWANIE Jeśli nagrody przyznaje publiczność – to oczywiste: nagłaśniaj konkurs, nagłaśniaj etap głosowania, zachęcaj, podkręcaj atmosferę i na koniec podziękuj za wsparcie.
Podsumowując
Zdaję sobie sprawę, że mało było tu o zawartości zgłoszeń i tzw. „mięsku”, meritum, które przecież jest najważniejsze. Jaki przekaz? Co powiedzieć? Jak, by było przekonująco i atrakcyjnie? W tym zwykle pomagam ja. Polecam się:
- Dobieram argumenty, dane i słowa – w punkt.
- Przygotowuję materiały i opisy – w atrakcyjnej formie.
- Układam harmonogram i plan zgłoszenia – by dać Ci komfort i spokój.
- Udzielam praktycznych wskazówek (jeśli np. nie możemy pokazać wszystkich danych, w liczbach wymiernych, kwotach, liczbie klientów itp. – mam na to kilka sposobów).
- Doradzam, w których konkursach wziąć udział – które się liczą, mają dobrą opinię i wiarygodność; a także jakie nagrody będą współgrać z Twoją marką.
Uwielbiam aplikować do konkursów. Dobre zgłoszenie to dla mnie swego rodzaju wyzwanie. Daję z siebie wszystko, by w atrakcyjny sposób przedstawić osiągnięcia klienta. A może i Twoje? Zapraszam😊